استفاده از همان ویژگیهایی که سخن چینی را اینقدر جذاب می کنند در جهات مثبت، می تواند به افزایش اعتماد بین اعضای گروه و پرورش رابطه های کارآمدتر و ارزشمندتری کمک کند.
سخن چینی در محل کار: همه ما چنین گفتگوهایی را شنیده ایم و برخی از ما به گسترش آنها کمک کرده ایم — در گفتگوهای خودمانی مان در محل کار، از طریق پیامک یا ایمیل.
دیدگاه های متفاوتی نسبت به این قبیل سخنان وجود دارد: برخی می گویند که سخن پراکنی مسموم است که ما هم موافقیم. سایرین و از جمله مدیر عامل رِد هَت، آقای جیم وایت هِرست انجام آن را فعالانه تشویق می کنند.
اما در شرکت ما، تعریف سخن چینی واضح است: «ارتباط غیرسازنده با فردی که نمی تواند به حل مشکل موجود کمک کند.» به طور خلاصه می توان گفت، این گونه گفتگوها محیط کار را آلوده می کنند.
من شخصا اعتقاد دارم که تمایل انسان به شایعه پراکنی را می توان در مکالمات بهتر و سودمندتری استفاده کرد. ما در اینجا به مراحل هدفمندی اشاره می کنیم که مدیران می توانند با کمک آنها پرحرفی در محیط کار را متوقف کرده و به مدلسازی رفتاری بپردازند که می خواهند کارکنان شان از آن پیروی کنند.
1. هنر جهت دهی
سخن چینی مفرح و سرگرم کننده به نظر می رسد، زیرا جالب و مرموز است. اعضای گروه هیجان زده می شوند و به سرعت آن را با دیگران در میان می گذارند. اما چرا این ایده را مد نظر قرار ندهیم: رهبران می توانند احساسات پرحرارتی که سخن چینی ایجاد می کند را به سوی بهبود گفتگوهای روزمره درباره موضوعات مهم کاری هدایت کنند.
تصور کنید که بتوان با خبرهای کاری مرتبط نیز با همان هیجان برخورد کرد. در این صورت، اطلاعات مهم به سرعت و با اشتیاق پراکنده می شوند. آیا اطلاع رسانی تازه ای درباره یک پروژه باید انجام شود؟ این فرصت فوق العاده ای است تا از مهارت های خود در عمل استفاده کنید. آن اشتیاق را به سمت و سوی دیگری هدایت کنید و از این طریق دیگران را با خبر کنید!
تفاوتی که با این کار ایجاد می شود این است که گفتگوهای مهیج درباره موضوعات مرتبط در محل کار، به تولید ایده و بهره وری منجر می شوند. اگر بتوانید از انرژی پرحرارت سخن چینی در نوع تازه ای از پیام استفاده کنید، مهارت های ارتباطی خودتان از ریشه بهبود خواهد یافت و می توانید به پیشرفت کل گروه کمک کنید.
2. اول صداقت!
من طرفدار پر و پا قرص صداقت در محیط کار هستم، به همین دلیل تلاش می کنم که با همکارانم درباره زندگی خودم بی پرده صحبت کنم. به علاوه، آنها را هم تشویق می کنم که مشکلات شان را با من در میان بگذارند. اما از طرف دیگر، در سخن چینی بدون اینکه فرد عامل آن به دنبال حمایت از کسی باشد یا بخواهد راه حلی را پیدا کند، به سخن پراکنی درباره دیگران می پردازد.
اعضای گروه های سخن چین باید از سخنان خود برای انتقال بهتر مسائل خود یا سایر هم گروهی ها یا موارد مربوط به مدیریت استفاده کنند. محل کار جای صحبت های مبهم و کلی نیست.
به جای شکوِه یا در میان گذاشتن مشکلاتی که با دیگران دارید – کاری که افراد سخن چین انجام می دهند – سعی کنید فردی را پیدا کنید که جایگاه یا مهارت های بین فردی وی او را تبدیل به فرد مناسبی برای رسیدگی به مساله موجود می کند. سپس اطلاعات خود را با لحن محترمانه و مناسبی با آن فرد درمیان بگذارید. اگر مساله شما به یکی دیگر از اعضای گروه ارتباط پیدا می کند، شکایت او را به نزد سایر همکاران خود نبرید، بلکه به دنبال مدیریت یا کارکنان بخش منابع انسانی باشید (ما به آن حوزه انسانی می گوییم).
شما باید مورد به مورد تصمیم گیری کنید. اگر در رابطه با در میان گذاشتن اطلاعات خود با دیگران تردید دارید، این سوال را از خود بپرسید: «آیا این کار مشکل را حل خواهد کرد یا باعث پیشرفت گروه می شود؟» اگر واقعا تمایل داشته باشید که با صداقت و با شفافیت به مساله موجود رسیدگی کنید، طنین پاسخ «بله» شما به این سوال گوش فلک را کر خواهد کرد!
3. گفتگو در برابر مشتری
چرا مردم به سخن چینی علاقمند هستند؟ اولین دلیل این است که این نوع معاشرت می تواند حس صمیمیت را بین همکاران و دوستان تقویت کند. افرادی که در سخن چینی مهارت بیشتری دارند می توانند روشی که سخن پراکنی باعث ایجاد اعتماد و ارتباطات بیشتر می شود را تحلیل کند و از آن، به خصوص در رابطه با مشتریان، به نفع خود استفاده کنند.
این یعنی افشای اطلاعات مهم به مشتریان به نحوی که باعث می شود احساس کنند که اهمیت و ارزش دارند و از رویدادهای شرکت آگاه هستند. دپارتمان های فروش مرتبا از این لفاظی به نفع خود استفاده می کنند. مکالمات دوستانه در برابر مشتری سخن چینی نیست، بلکه از آنجایی که می تواند به ایجاد ارتباط بهتر و فروش بیشتر منجر شود سازنده است.
4. تمرکز سخن چینی روی موارد مثبت
شاید مهم ترین مورد این باشد که از همان ابتدا نقطه تمرکز سخن چینی را تغییر دهیم. سخن چینی مخرب است، زیرا یک فضای منفی به وجود می آورد. سخن پراکنی درباره خبرهای خوب و دستاوردهای ستودنی می تواند یک جایگزین فوق العاده باشد. مدیران در این رابطه باید خود الگوی دیگران باشند، و البته شروع آن هم آسان است. قدردانی و به اشتراک گذاری دستاوردهای همکاران را در تمام مراتب و سطوح به یک عادت تبدیل کنید.
رهبران باید به وضوح گونه هایی از معاشرت که قابل قبول هستند را مشخص کنند. با توجه به عناصری که باعث جالب شدن سخن چینی می شوند و استفاده از آنها در تحسین و قدردانی از تلاشهایی که انجام می شود، این به اشتراک گذاری مثبت را به گرمی ترغیب کنید. این کار می تواند باعث پیشرفت گروه شما شود.
5. استاد ارتباطات شوید
در شرکت ما این اصول ارتباطی حاکم است:
• دقیقا منظور خود را به زبان بیاورید. به وضوح صحبت کنید و درخواست خود را مستقیما مطرح کنید.
• به گونه ای بنویسید و صحبت کنید که مخاطب شما قادر به درک آن باشد.
• مسائل را تنها با افرادی مطرح کنید که قدرت کمک به شما برای حل آنها را دارند.
• در جملات خود به جای «ما» از «من» استفاده کنید. همیشه فقط از طرف خودتان صحبت کنید.
این اصول در مجموع باعث ایجاد ارتباطات بازتر، سودمندتر و پرانرژی تری در محیط کار می شوند. تصور می کنم به محض ایجاد این تغییر، در بلندمدت همه کارکنان شما ارتباطات پربازده را بسیار مفیدتر و اقناع کننده تر از سخن چینی خواهند یافت.
این مطلب به قلم آویوا لیبُو وُلمِر نوشته شده است. خانم وُلمر در حال حاضر مدیر عامل شرکت پِیس سِتِر است.